Rekisterinpitäjä

Tohtoriverkosto ry, y-tunnus 3101178-1

Kotipaikka Ruokolahti

Sposti info@tohtoriverkosto.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilö on yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja Miia Kosonen, p. 040 672 0694.

Rekisterin nimi

Tohtoriverkosto ry:n jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterissä on tieto yhdistykseen kuuluvista henkilö- ja kannatusjäsenistä jäsenyyteen kuuluvien palveluiden hoitamiseksi. Tohtoriverkosto ry edistää tieteellisen koulutuksen ja tutkimusosaamisen arvostamista, tukee tohtoreiden urakehitystä ja myös muulla kuin akateemisella työuralla tarvittavien valmiuksien hankkimista. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on siten tohtoreiden osaamisen kehittäminen, jakaminen, yhteistyö ja näihin liittyvä viestintä. Käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu yhdistyksen toiminnan mahdollistamiseen ja jäsenten yhteiseen intressiin tohtoreiden osaamisen kehittämiseksi ja jakamiseksi.

Tohtoriverkoston jäsenyys perustuu aina käyttäjän ilmaisemaan omaan ja nimenomaiseen pyyntöön. Jäseneksi haetaan yhdistyksen verkkosivuilta löytyvällä lomakkeella. Hakulomakkeella annetut tiedot säilytetään vain jos henkilö hyväksytään Tohtoriverkosto ry:n jäseneksi.

Rekisterin tietosisältö ja käyttötarkoitus

Rekisterissä on tieto yhdistykseen kuuluvista henkilö- ja kannatusjäsenistä jäsenyyteen kuuluvien palveluiden hoitamiseksi.

  • henkilön nimi
  • sähköpostiosoite
  • jäsenyyden tyyppi
  • tieto suoritetuista jäsenmaksuista
  • vapaaehtoisina tietoina tieteenala ja tutkinnon suorittamisvuosi

Tohtoriverkostossa käsiteltäviä välttämättömiä henkilötietoja ovat etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite. Näiden perusteella henkilöt voidaan liittää yhdistyksen jäseniksi ja heille voidaan toimittaa tarvittavat tiedot jäsenmaksun maksamiseksi. Myös kannatusjäsenet ilmoittavat yhteyshenkilön nimen ja sähköpostiosoitteen. Jäsentietoja voidaan hyödyntää verkoston tapahtumien markkinoinnissa sekä ajankohtaisista uutisista tiedottamisessa sähköpostitse.

Yhdistyksen jäsenten tiedot ovat Netvisor-järjestelmässä, jonka kautta yhdistyksen taloushallinto ja maksuliikenne hoidetaan. Kts. tietojen käsittely Netvisorissa 

Halutessaan henkilöt voivat yhdistyksen jäseneksi liittyessään ilmoittaa lisätietoja itsestään, ml. tieteenala, tutkinnon suorittamisvuosi ja se, onko kyseisellä ajanhetkellä jo väitellyt, jatko-opiskelija vai muutoin Tohtoriverkoston toiminnasta kiinnostunut. Näitä tietoja hyödynnetään ainoastaan jäsentilastoinnissa, eikä yksittäisten jäsenten vastauksia voida niistä tunnistaa.

Osana toimintaansa Tohtoriverkosto järjestää tapahtumia ja koulutuksia, joiden yhteydessä kerätään ilmoittautumistiedot koulutuksen järjestelyjä varten. Näitä ilmoittautumistietoja ovat etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite sekä mahdolliset erityisruokavaliot. Ilmoittautumistietoja voidaan koota Google-lomakkeella ja tietoja säilytetään sähköisessä muodossa Googlen palvelussa. Tohtoriverkoston LinkedIn -ryhmään liittyminen tapahtuu pyytämällä ylläpidolta liittämistä ryhmään. LinkedIn –ryhmän ja Google-lomakkeiden osalta rekisterinpitäjiä ovat LinkedIn ja Google. Tohtoriverkosto ry ei voi vaikuttaa siihen, miten nämä hyödyntävät alustalle tallennettuja tietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenhakulomake, jäsenen omat ilmoitukset ja verkkomaksut.

Henkilötietojen käsittelyperiaatteet

Tohtoriverkosto ry ei luovuta mitään käsittelemiään tietoja eteenpäin kolmansille osapuolille. Henkilötietoja hyödynnetään ainoastaan siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty. Nämä tarkoitukset on kuvattu edellä kohdassa Rekisterin tietosisältö ja käyttötarkoitus.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään ainoastaan sähköisessä muodossa. Järjestelmien käyttäjät huolehtivat, että heillä on käytössään riittävän vahva salasanasuojaus. Pääsy tietoihin on ainoastaan erikseen nimetyillä yhdistyksen vastuuhenkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseksi.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötietoja, jäsenhakemusta ja samalla nimenomaista suostumusta henkilötietojen käsittelyyn säilytetään niin kauan kuin henkilö on Tohtoriverkosto ry:n jäsen. Jäsen voi koska tahansa pyytää ylläpitäjältä jäsentietojensa poistamista. Pyynnöt käsitellään viipymättä.

Tapahtumiin ja koulutuksiin ilmoittautuneiden tiedot säilytetään enintään kahden edeltävän kalenterivuoden ajalta. Jokaisen kalenterivuoden alussa tätä vanhemmat tiedot poistetaan.

Rekisteröidyn oikeudet

Henkilö voi milloin tahansa päättää jäsenyytensä Tohtoriverkosto ry:ssa ottamalla yhteyttä yhdistyksen vastuuhenkilöön, jolloin jäsenen kaikki tiedot poistetaan jäsenrekisteristä. LinkedInissä käyttäjä voi itse päättää jäsenyytensä poistumalla ryhmästä.

Jäsenellä on oikeus korjata virheellinen henkilötieto. Nimen tai sähköpostiosoitteen muuttuessa on muuttunut tieto viipymättä ilmoitettava yhdistykselle.

Jäsenellä on oikeus koska tahansa kieltäytyä vastaanottamasta markkinointiviestejä Tohtoriverkosto ry:n tapahtumista ottamalla yhteyttä yhdistyksen vastuuhenkilöön.

Tohtoriverkoston Skillhive

Intunex Oy toimittaa Tohtoriverkosto ry:n käyttöön Skillhive-palvelun (ns. jäsenintra), jossa tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti on sovittu erillisellä Tietosuojaliitteellä.

Tohtoriverkosto ry (“Rekisterinpitäjä”) on tietosuoja-asetuksen mukainen rekisterinpitäjä ja määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Intunex Oy (“Toimittaja”, “Henkilötietojen käsittelijä”) toteuttaa Asiakkaan toimeksiannosta henkilötietojen käsittelyä Asiakkaan lukuun. Toimittaja saa käsitellä henkilötietoja ainoastaan Asiakkaan määrittelemissä käyttötarkoituksissa Palvelun käyttöehtojen ja Tietosuojaliitteen mukaisesti.

Käyttäjällä on oikeus koska tahansa pyytää käyttäjätunnuksensa poistamista Tohtoriverkosto ry:n Skillhivestä ja pyyntö käsitellään viipymättä.